CÓMO ORGANIZAR REUNIONES PRODUCTIVAS Y EFICACES

Hoy en día en las empresas existen cientos de interrupciones que provocan una disminución de la productividad de los empleados y aumentan la ineficiencia en sus tareas y proyectos. Una de las mayores interrupciones que existen son las reuniones.

Principales razones de una reunión tóxica o ineficaz.

Algunas de estas razones son:

• Suelen transmitir una cantidad infinitamente pequeña de información por minuto.
• Suelen salirse del tema principal con enorme frecuencia.
• Exigen una preparación para la cual la mayoría de gente no tiene tiempo.
• Suelen tener un orden del día tan vago que casi nadie sabe el objetivo.
• Suelen incorporar a más asistentes de los necesarios o al pesado de turno que se encarga de hacer perder el tiempo a los demás sin ningún sentido.
• Las reuniones se reproducen. Una reunión lleva  a la otra.

Si lo piensas el coste de realizar una reunión es enorme. Supongamos que has planificado una reunión de 1 hora con 10 personas. El coste real de esta reunión para la empresa es de 10 horas, no de una. Estás intercambiando diez horas productivas por una hora de reunión.

¿Es imprescindible organizar esta reunión?

Antes de organizar una reunión deberías responder a la anterior pregunta. Piensa que hoy en día existen varias herramientas que pueden ayudar a solucionar de un modo mucho más eficaz el problema a resolver o objetivo a conseguir en una reunión:

• Emails
• Video conferencias con herramientas como Skype, Go to Meeting, Team viewer, Join Me, etc..
• Uso de documentos compartidos online: Google Docs, Microsoft Office 365, Zoho,…
• …

Si finalmente es absolutamente imprescindible convocar esa reunión, deberías prepararte para organizar una reunión eficaz.

Cómo organizar reuniones eficaces

Considera los siguientes puntos para organizar una reunión eficaz:

1. Crea un orden del día claro y comunícalo con anterioridad a todos los asistentes para que asistan informados a la reunión.
2. Marca el objetivo de la reunión. Una reunión sin objetivo es una pérdida de tiempo.
3. Selecciona con cuidado a los asistente y convoca al menor número de personas posible. Sólo deberían asistir aquellos realmente imprescindible para solucionar ese problema.
4. Utiliza herramientas como Google Calendar para organizar la reunión: convocar asistentes, reservar salas y comunicar el objetivo de la misma/adjuntar documentación.
5. Define un tiempo límite: hora de inicio y hora final. Cuando se acabe, la reunión se disuelve. Una reunión eficaz no debería durar más de 1,5 horas, ya que la atención de los asistentes empieza a decaer.
6. No te bases únicamente en franjas horarias de 15, 30 o 60 minutos. Si la reunión se puede solucionar en 20 minutos, convoca en el calendario una reunión de 20 minutos.
7. Inicia la reunión con frases como «El objetivo que quiero (o tenemos que) conseguir en esta reunión es….».
8. Actúa como moderador a lo largo de toda la reunión evitando distracciones y desviaciones a otros temas.
9. Configura una cuenta atrás en tu ordenador o móvil para ayudarte a controlar el tiempo.
10. Concluye la reunión con una solución o acciones a realizar y determina los responsable de las mismas.
11. Se debería designar a algún asistente encargado de redactar un acta de la reunión que incluya próximos pasos, conclusiones y responsables de las acciones decididas.
12. Reserva un tiempo para ruegos y preguntas.

¿Qué opinas? ¿Conoces alguna herramienta, aplicación o consejo que no aparezca en este post y ayude a organizar reuniones eficaces? Si has aplicado alguno de estos consejos me encantaría saber cuál ha sido el resultado. Puedes comentar aquí abajo! 🙂